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Experteninterview

Interview mit Udo Herrmann, Schreiner und Coach

Tipps gegen Ertragsfresser im Handwerksbetrieb

Als Udo Herrmann den elterlichen Betrieb übernahm, konnte er sich keine Fehler leisten. Daher entwickelte er Checklisten und Leitfäden für alle Fälle – vom ersten Kundenkontakt bis zur Ladeliste und dem Mitarbeitergespräch. Inzwischen sind daraus Handbücher geworden. Und Herrmann wurde zum Trainer, der Handwerker berät, wie sie einfach Zeit und Kosten sparen können.

TAGWERK: Herr Herrmann, vor welchen Herausforderungen stehen Handwerksbetriebe am häufigsten? Was kostet am meisten Zeit und Geld?

HERRMANN:

Da gibt es sechs essenzielle Punkte, die fast jeden Handwerker betreffen. Ich habe sie „Ertragsfresser“ im Handwerksbetrieb genannt, weil sie Zeit kosten, ohne produktive Erträge zu bringen. An erster Stelle stehen Rückfragen zu nicht geklärten oder nicht sauber kommunizierten Themen. Danach kommen gleich die Suchzeiten und die unnötigen Wege: Finde ich das Werkzeug, das ich gerade brauche, sofort, oder muss ich erst lange wühlen, weil es nicht am Platz ist? Muss der Mitarbeiter von der Baustelle zurückfahren, weil er die dort benötigte Maschine nicht dabeihat? Auch das Thema Fehler bzw. Reklamationen und die – schlechte – Kommunikation im Team oder mit dem Kunden stellen Ertragsfresser dar. Und nicht zuletzt die fehlende Dokumentation.

TAGWERK: Was können Handwerker tun, um diese Ertragsfresser auszumerzen?

HERRMANN:

Im Grunde müssen sie nur die Checklisten und Leitfäden umsetzen, die die jeweilige Herausforderung betreffen. Solche Checklisten liefert zum Beispiel der Leitfaden „Das Erfolgskonzept für Handwerker“. Dabei ist es wichtig, dass das von dieser Herausforderung betroffene Team anhand der Vorlage zunächst eine individuelle Lösung entwickelt. Dies deshalb, weil selbst erarbeitete Lösungen eher akzeptiert werden als vorgegebene.

TAGWERK: Herr Herrmann, wie viele Checklisten bzw. Leitfäden haben Sie entwickelt und wie viele und welche setzen Sie in Ihrem Unternehmen wirklich regelmäßig ein?

HERRMANN:

„Das Erfolgskonzept für Handwerker“ enthält 300 Checklisten und Leitfäden, das Buch dazu rund 40. Zu den Checklisten gehört beispielsweise eine Ladecheckliste, in der genau aufgeführt ist, was bei welchem Auftrag im Firmenfahrzeug sein muss. Ein Leitfaden beinhaltet etwa Stichpunkte zum Ablauf eines Meetings oder Abmahnungsgründe. Manche dieser Listen und Leitfäden brauche ich nur einmal in drei Jahren, andere täglich. Aber im Grunde brauche ich sie alle.

Der Erfolgsordner beinhaltet übersichtlich sortierte und praxistaugliche Anweisungen, Leitfäden, Formblätter und Checklisten in Papierform und als Datei. © Udo Herrmann

TAGWERK: Welche sind Ihre Top-fünf-Checklisten?

HERRMANN:

Checkliste Nummer eins betrifft den ersten Kundenkontakt. Wenn hier zu wenige Infos gesammelt werden, kann viel schiefgehen. Nehmen wir als Beispiel den gewünschten Ausführungstermin: Benötigt der Kunde etwa die Leistung sofort, ich aber bin die nächsten drei Monate ausgelastet, dann ist es sinnlos, überhaupt zum Aufmaß auf die Baustelle zu fahren. Die zweite Checkliste betrifft die Terminbestätigung des Baustellenbeginns. Hier erfährt der Kunde, was er vorbereiten muss, damit ich als Handwerker möglichst effizient arbeiten kann. Wo ist die Toilette? Wer schließt morgens auf? Wer ist der Ansprechpartner für die Mitarbeiter? Diese Liste spart enorm viel Zeit und Geld.

Die dritte Checkliste betrifft Zusatzleistungen, die schriftlich beauftragt werden müssen, bevor sie erbracht werden. Dazu gehört beispielsweise das Streichen eines weiteren Fensters oder das Verfugen bereits vorhandener Fliesen. Als vierte Liste haben wir ein spezielles Abnahmeprotokoll, das der Handwerker vom Kunden ausfüllen lässt. An fünfter Stelle steht für mich unser Besprechungsprotokoll.

Hilfestellung in der Corona-Krise

Unter www.qm1-akademie.com stellen Udo Herrmann und weitere ehrenamtliche Helfer ab sofort Checklisten, Formulare, zahlreiche Tipps, Dokumente und vieles mehr kostenlos für Handwerksbetriebe zur Verfügung, damit diese so unbeschadet wie möglich durch die Krise kommen.

TAGWERK: Welche drei Dinge sollte ich als erstes umsetzen, wenn ich mein Unternehmen neu strukturieren und Prozesse optimieren möchte?

HERRMANN:

In erster Linie sollte ich die Kommunikation verbessern, und zwar sowohl nach außen als auch im Team. Was in der Kommunikation wiederkehrend zu Unstimmigkeiten führt, sollte zudem in einem Firmenhandbuch dokumentiert werden. Darüber hinaus haben wir in unserem Betrieb für die Mitarbeiter auf der Baustelle folgende Regel eingeführt: „Kein Anruf ohne Lösungsvorschlag.“ Zum einen sind die Kollegen draußen ja näher beim Kunden. Wenn sie also aufgrund eines Problems im Betrieb anrufen, haben sie in der Regel bereits alle Infos, die es braucht, um dieses Problem zu lösen. Zum anderen entwickeln sie sukzessive mehr Selbstvertrauen, wenn sie lernen, Herausforderungen selbst zu meistern. Desweiteren kann nahezu jedes Unternehmen von der Umsetzung folgenden Mottos profitieren: „Kein Meckern ohne Verbesserungsvorschlag.“

Zur Person

© Udo Herrmann
Name

Udo Herrmann

Unternehmen & Position

Schreinermeister und Inhaber von „Herrmann Parkett. Möbel. Räume“ sowie Erfolgstrainer für Handwerksbetriebe

Fachgebiet

Udo Herrmann begleitet als Coach Handwerksbetriebe bei deren Weiterentwicklung. Ziel ist die Verbesserung von Strukturen, Ordnung und Kundenorientierung in den Betrieben zum Wohle der Kunden, Mitarbeiter und des Firmeninhabers.

Publikationen

„Das Erfolgskonzept für Handwerker“

„Von Nichts kommt Niemand“

„Endlich alles im Lot“