Rechnungen auf Papier wird es zukünftig immer weniger geben. © Adobe Stock
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Aktuelles & Branche

Elektronische Rechnungen

Umsetzung und Nutzen

Sukzessive wird der Rechnungsverkehr auf elektronisch umgestellt, wodurch kein Unternehmen daran vorbeikommt, sich mit dieser Thematik zu beschäftigen. Bereits ab Ende 2020 sind Geschäfte mit öffentlichen Stellen sogar nur noch über diesen Weg möglich.

Schluss mit schnell und billig – die berüchtigte Geiz-ist-geil-Mentalität hat längst ausgedient. Vor allem im professionellen Handwerk. Qualität hat ihren Preis. Und die bemisst sich nun einmal nicht allein an den Kosten, weiß auch Verkaufs- und Kommunikationstrainer Lars Schäfer: „Der Preis spielt bei Kaufentscheidungen immer eine Rolle, letztendlich sind aber andere Faktoren ausschlaggebend.“

Aber wie wird eine elektronische Rechnung überhaupt definiert? Rein technisch betrachtet ist das gar nicht eindeutig möglich. Im Allgemeinen werden sowohl bildhafte Darstellungen als auch strukturierte Datenformate als elektronische Rechnung bezeichnet – was alles andere als eindeutig ist. Deshalb lohnt sich ein Blick auf die Europäische Richtlinie 204/55/EU: Hier wird der Begriff elektronische Rechnung als Rechnung definiert, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht – und zwar von ihrem Eingang bis hin zur Archivierung.

Das bedeutet, dass eine eingescannte Papierrechnung, eine Bilddatei oder ein einfaches PDF ohne strukturierte Daten im Sinne der EU-Richtlinie nicht als elektronische Rechnung gelten. Rechtlich anerkannt sind Rechnungsformate, die ausschließlich aus strukturierten Daten oder sowohl aus einem strukturierten Format als auch aus einer Bilddatei bestehen.

Generelle Vorgaben

Vom Format unabhängig, müssen natürlich auch elektronische Rechnungen bestimmte Bedingungen erfüllen, damit die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben sind. Somit gelten die gleichen Pflichtangaben wie bei Rechnungen auf Papier. Der Rechnungsempfänger muss damit einverstanden sein, dass er eine elektronische Rechnung erhält. Aber keine Sorge, diese Zustimmung ist an keine besondere Form gebunden. Sie kann zum Beispiel in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen verankert werden, stillschweigend erfolgen oder auch nachträglich noch erklärt werden. Zudem muss die Echtheit der Herkunft gewährleistet sein, was zum Beispiel mit einer elektronischen Signatur belegt werden kann. Wichtig ist zudem die Unversehrtheit des Inhaltes sowie die Lesbarkeit der Rechnung. Und zu guter Letzt müssen elektronische Rechnungen revisionssicher sowie elektronisch archiviert werden und über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden.


Fehlerteufel: Was tun?

Wie im herkömmlichen Rechnungsverkehr auch, lassen sich Fehler nicht vermeiden. Wurde eine elektronische Rechnung falsch ausgestellt, lässt sie sich über zwei Wege korrigieren. Zum einen ist ein Storno und eine Erstellung einer neuen Rechnung möglich. Die fehlerhafte Rechnung wird dabei auf null gesetzt sowie eine komplett neue und korrekte Rechnung erstellt. Dies wird insbesondere bei größeren Fehlern empfohlen. Eine weitere Möglichkeit ist eine Ergänzung und ein Ergänzungsschreiben: Der aufgetretene Fehler innerhalb der bereits gestellten Rechnung wird benannt und mithilfe eines Ergänzungsschreibens korrigiert. Dieses wird dann innerhalb des Systems der fehlerhaften Rechnung zugeordnet, wodurch die Berichtigung dokumentiert wird. So eine Vorgehensweise eignet sich vor allem bei kleineren Fehlern, wie beispielsweise einem Zahlendreher.

Ein Fallstrick

Die meisten Rechnungen werden über Programme erstellt. Als Vorstufe zur Buchhaltung müssen diese die erstellten Daten für einen Zeitraum von zehn Jahren speichern. Das Problem: Wurde eine fehlerhafte Rechnung erstellt und verschickt, kann dies nicht einfach in dem System geändert werden. Deshalb ist es hier unumgänglich, die alte Rechnung zu stornieren und eine neue Rechnung samt neuer Rechnungsnummer zu erzeugen. Die neue Rechnung wird dabei mit der fehlerhaften Version verknüpft. Auf diesem Wege ist bei Prüfungen jederzeit nachvollziehbar, wann was in welcher Form geändert wurde, und man ist auf der sicheren Seite.

Die Vorteile elektronischer Rechnungen sind vor allem die hohe Qualität und geringe Kosten.

Gute Perspektiven

Ohne Frage: Auf den ersten Blick scheint die Umstellung auf elektronische Rechnungen umständlich und vielleicht auch etwas lästig. Die Wahrscheinlichkeit, dass die Vorgaben mittelfristig nicht mehr ausschließlich nur für den Zahlungsverkehr mit öffentlichen Stellen gelten, ist jedoch sehr hoch. Zudem bringt das Prozedere auch zahlreiche Vorteile mit sich – beispielsweise in puncto Qualität und Kosten. Die durchgängige Verarbeitung der Vorgänge sorgt für maximale Transparenz, die optimierten Prozesse verringern die Fehlerquote. Papier-, Druck- und Versandkosten entfallen. Zudem ermöglichen elektronische Rechnungen kürzere Bearbeitungszeiten, sodass schnellere Zahlungseingänge zu erwarten sind. Insgesamt werden die Prozesse also vereinfacht, was sowohl für die Auftraggeber als auch für die ausführenden Unternehmen eine durchweg gute Perspektive ist.