© Adobe Stock
© Adobe Stock
Praxistipp

Zeitplanung

5 Fehler, die sie vermeiden sollten

Ständig unter Zeitdruck und immer unter Strom? Viele Handwerksbetriebe sind maximal überlastet, was nicht nur an vollen Auftragsbüchern liegt. Eine schlechte Planung, Mitarbeiter-Ausfälle oder mangelnde Kommunikation – oft führen unterschiedliche Faktoren zu Stress. Wir zeigen, wie typische Fehler in der Zeitplanung vermieden werden können.

Weniger Druck, zufriedene Teams und bessere Kontrolle: Ein erfolgreiches Zeitmanagement hat viele Vorteile. Das klingt komplexer, als es ist. Denn oftmals reicht es schon aus, an den kleinen Stellschrauben zu drehen, um das große Ganze zu optimieren. Und somit auch „Work“ und „Life“ in Balance zu bringen.

 

Typische Fehler und wie Sie es besser machen

Der Tag hat nur 24 Stunden. Zeit ist also eine knappe Ressource, die Sie nicht verschwenden, sondern klug nutzen sollten.

Zeitfresser #1: Ziellos arbeiten

Effizientes Arbeiten braucht ein übergeordnetes Ziel, sonst verstreicht wertvolle Zeit ungenutzt. Klar definierte Unternehmens- und heruntergebrochene Tagesziele erleichtern es Mitarbeitern, auf etwas hinzuarbeiten. Das bezieht auch die passgenaue Zeitplanung für hohe und geringe Auslastungszeiten sowie saisonale Aspekte mit ein. Einen saisonbedingten Auftragsrückgang kann man zum Beispiel gezielt nutzen, um die Webseite zu aktualisieren oder die Neukundenakquise zu planen. Beides fällt leichter, wenn diese Ziele im Vorfeld definiert wurden.

→ So geht’s besser:

Arbeitstage am Vortag oder im Wochenrhythmus planen, strukturieren und vor allem Prioritäten setzen. Das hilft, Zeit sinnvoll einzuschätzen und unwichtige von wichtiger Arbeit zu trennen. Dabei gilt: Wichtige Aufgaben zuerst erledigen! Ordnen Sie zudem jeden Abend den folgenden Tag. So gehen Sie entspannt in Ihren Feierabend.

 


Zeitfresser #2: Zeit unrealistisch einschätzen

Einer der gröbsten Schnitzer ist die Annahme, dass Zeit zu 100 Prozent verplant werden kann. Das schafft niemand auf Dauer. Schon gar nicht, ohne sich und seine Mitarbeiter zu verheizen. Am Ende haben Handwerker ihren Ruf zu verlieren, wenn sie sich verzetteln. Zudem macht fehlende Erholungszeit ineffektiv und fehleranfällig.

→ So geht’s besser:

Maximal 50 Prozent der freien Kapazitäten für konkrete Aufgaben verplanen und den Rest für Unvorhergesehenes, Fahrzeit-Änderungen, Krankheit und Pausen vorhalten. Spannend ist in diesem Zusammenhang auch das Pareto-Prinzip oder die 80-20-Regel: Die meisten Aufgaben lassen sich bei guter Planung mit relativ geringem Aufwand erledigen, etwa wenn einzelne Bereiche standardisiert werden.

 


Zeitfresser #3: Ziellos arbeiten

Zwischen Terminplanung und tatsächlicher Auftragsabwicklung liegen oft Welten. Vor allem, wenn Termine im Büro gemacht werden, ohne dass der zuständige Mitarbeiter weiß, wie lange die Erfüllung typischer Auftragsarten nebst An- und Abreise braucht. Auch kann der notwendige Zeitaufwand immer wieder variieren, etwa weil neue, effizientere Technologien eingesetzt werden oder weil es Komplikationen oder Verzögerungen auf der Baustelle gibt.

→ So geht’s besser:

Eine regelmäßige Abstimmung nebst Status-Bericht spart jede Menge Ärger. Wer auch immer für die Terminvergabe zuständig ist, muss permanent auf dem Laufenden sein, um realistisch planen zu können.

 


Zeitfresser #4: Keine Ordnung, kein System

Klingt banal, ist aber richtig: Ordnung ist das halbe Leben – beziehungsweise die halbe Arbeit. Sind Arbeitswerkzeuge nicht funktionsfähig oder griffbereit, wird Zeit unnötig vergeudet. Das trifft einmal mehr auf die Organisation von Firmenwägen und Baustellen zu.

→ So geht’s besser:

Arbeitsmaterial regelmäßig auf Funktionsfähigkeit und Vorrat prüfen, Materialien klug organisieren und an festen Orten platzieren. Das gilt für das Ordnungssystem am Arbeitsplatz ebenso wie im Firmenwagen oder auf der Baustelle selbst. Materialien und Werkzeuge, die nur selten gebraucht werden, separat aufbewahren.

 


Zeitfresser #5: Nicht Nein sagen können

Eine „Das kriegen wir schon hin“-Mentalität, obwohl vorhandene Kapazitäten bereits maximal ausgereizt sind oder Kompetenzen überschätzt werden, führt nicht zu mehr Kunden. Im Gegenteil: Kann ein Auftrag, der gerade noch so in den Kalender gequetscht wird, nicht professionell und in Ruhe ausgeführt werden oder hat man sich zu Extras verpflichtet, die nicht zur betrieblichen Kernkompetenz zählen, kann das zu Fehlern und Zeitproblemen und damit zu unzufriedenen Kunden führen.

Das gilt im Übrigen auch für Störfaktoren wie Anrufe, E-Mails, WhatsApp-Nachrichten und Co. Wer zu Ablenkungen nicht bewusst Nein sagt und sich immer wieder stören lässt, benötigt mehr Zeit für seine Kernarbeit, als wenn Ablenkungen vermieden werden. Besser: Anrufe umleiten und Korrespondenz zu fixen Zeiten gesammelt erledigen – bis dahin bleiben E-Mails ungelesen, Anrufe unbeantwortet.

→ So geht’s besser:

Auftragsspitzen oder ergänzende Dienstleistungen über ein Partnernetzwerk abfedern. Umgekehrt profitiert man dann selbst, wenn Kollegen und Partner einmal überlastet sind und Aufträge durchreichen. Alternativ können Provisionen vereinbart werden.

 

Was Sie noch tun können:

Unproduktive Zeitkiller und Arbeitsunterbrechungen wirken sich ebenso nachteilig auf eine effektive Arbeits- und damit Zeitplanung aus wie schlecht gemachtes Multitasking. Hierzu können Sie auf der Webseite der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) die kostenlose Broschüre „Bitte nicht stören! Tipps zum Umgang mit Arbeitsunterbrechungen und Multitasking“ downloaden. Ansonsten gilt:

• Fokussieren Sie sich und schließen Sie mögliche Störquellen im Vorfeld aus.
• Planen Sie ausreichend Pausen und Erfrischungen ein.
• Identifizieren Sie Arbeiten, die leicht fallen und machen Sie diese zur Routine.
• Etablieren Sie To-do-Listen, besser noch digitale Tools für effektives Zeitmanagement.